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Käufer und Besteller, die Rechnungen nicht pünktlich oder gar nicht bezahlen, werden aufgefordert, den Betrag schnellstmöglich zu begleichen. Auf die Kaufsumme kommt dann noch eine Mahngebühr obendrauf. Das Einziehen offener Forderungen kann ebenso von einem Inkassobüro Hamburg, Berlin, München oder Köln übernommen werden. Doch unter welchen Bedingungen ist die Mahngebühr rechtens?

Wann ist eine Mahngebühr rechtens?

Grundsätzlich muss ein Zahlungsanspruch aus einer Warenlieferung oder Dienstleistung, einschließlich eines gesetzlich oder vertraglich festgelegten Zahlungstermins, bestehen. Haben Schuldner zur Fälligkeit versehentlich oder wissentlich nicht bezahlt, schicken der Gläubiger oder das Inkassobüro Hamburg, Berlin, München oder Köln mehrere Zahlungsaufforderungen mit Mahngebühren. Obwohl keine Formvorschrift existiert, empfiehlt sich aus Beweisgründen die Schriftform für Mahnungen.

Die gesetzlichen Voraussetzungen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Gläubigern einer Forderung steht rechtlich der Ersatz des Schadens durch einen Zahlungsverzug in Form des geschuldeten Betrags plus Mahnkosten und Verzugszinsen zu. Jedoch nur unter der Bedingung, dass der Schuldner in Verzug gerät, und zwar, wenn:

  • die fällige Summe nicht beglichen wird
  • und trotz Mahnung keine Zahlung erfolgt.

Daraus ergibt sich, dass der Schuldner erst einmal gemahnt werden muss, bevor er in Verzug kommt und Mahngebühren fällig werden. In § 286 Abs. 2 BGB ist aufgeführt, wann der Schuldner in Ausnahmefällen auch ohne Mahnung in Zahlungsrückstand gerät. Das gilt zum Beispiel, wenn ein genaues Datum als Fälligkeit benannt wurde und dieses ohne Bezahlung verstrichen ist. Ebenso muss keine Mahnung verschickt werden, wenn die Rechnungsbezahlung an ein bestimmtes Ereignis geknüpft wurde, beispielsweise „Zahlung sechs Wochen nach Lieferung“ oder der Kunde die Begleichung der Schuld ernsthaft und endgültig verweigert. Eine Klausel „sofort zahlbar“ ist dagegen unwirksam. Fehlt ein Zahlungsziel, gilt eine Frist von 30 Tagen nach Erhalt des Rechnungsdokuments. Verbraucher müssen auf der Rechnung darauf hingewiesen werden, dass sie spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungserhalt in Verzug geraten.

Das außergerichtliche Mahnverfahren, das schnell und kostengünstig zur Begleichung offener Rechnungen führen soll, erstreckt sich in der Praxis üblicherweise auf bis zu drei Mahnschreiben. Während das erste noch als freundliche Zahlungserinnerung formuliert wird, gilt das zweite als ausdrückliche Mahnung mit der deutlichen Aufforderung, spätestens nach 10 bis 14 Tagen zu bezahlen. In der dritten und letzten Mahnung werden weitere Schritte angedroht, wie die Einschaltung eines Rechtsanwalts oder Inkassounternehmens. Zudem kann eine Klage oder die Beantragung eines gerichtlichen Mahnverfahrens angekündigt werden. Die Kosten dafür, die sogenannten Verzugskosten, können dem Schuldner in Rechnung gestellt werden. Dazu gehören neben den Mahnkosten die Verzugszinsen.

Die Höhe der Verzugszinsen ist in § 288 Abs. 1 BGB geregelt. Handelt es sich beim säumigen Zahler um einen Verbraucher, beträgt der Verzugszinssatz fünf Prozent über dem Basiszinssatz nach § 247 BGB, der jeweils zum 01.01. und 01.07. eines Jahres neu festgelegt wird. Der Anspruch des Gläubigers auf Verzugszinsen beginnt ab dem ersten Tag des Eintritts des Zahlungsverzugs.

Zulässige Höhe der Mahngebühr

Exakte rechtliche Vorgaben über den Umfang der Gebühr gibt es nicht. Die Mahngebühren müssen angemessen sein und sind nach Verbrauchern und Geschäftskunden zu differenzieren. Der Lieferant oder Leistungserbringer darf keine pauschalen Mahnkosten ansetzen, sondern muss seinen realen Aufwand in Rechnung stellen. Die tatsächlichen Kosten umfassen beispielsweise das Porto sowie die Briefumschlags-, Papier- und Druckkosten. Personal- und IT-Kosten sowie anderer Verwaltungsaufwand gehören nicht dazu. Die Mahngebühren sollen den Gläubigern lediglich ihren Schaden ersetzen. Aus früheren Gerichtsurteilen ergibt sich, dass Mahngebühren von zwei bis drei Euro berechtigt sind und für Verbraucher fünf Euro nicht überschreiten sollten.

Erscheinen Ihnen die Gebühren zu hoch, können Sie Widerspruch einlegen und dem Mahnenden mitteilen, dass Sie nur die tatsächlichen Kosten bezahlen werden und er seine reellen Aufwendungen nachweisen soll. Von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen dürfen Gläubiger auf der Basis von § 288 Abs. 5 BGB höhere Mahnkosten verlangen. Hierbei kann eine pauschale Gebühr von 40 Euro veranschlagt werden.

Klare Kriterien für eine rechtmäßige Mahngebühr

Für Verbraucher gibt es eindeutige Merkmale hinsichtlich einer zulässigen Mahngebühr:

  • Die Forderungen müssen transparent und nachweisbar auf eine Leistung zurückzuführen sein.
  • Bereits mit der ersten Mahnung gerät der Schuldner in Verzug, auch wenn es üblich ist, insgesamt drei Mahnschreiben zu verschicken.
  • Ein Verzug tritt ebenso ein, wenn eine konkrete Zahlungsfrist verstrichen ist oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung. Letzteres gilt allerdings nur, wenn der Privatkunde auf der Rechnung darauf hingewiesen wurde.
  • Der Gläubiger kann Ansprüche auf Verzugsschadensersatz geltend machen. Diese beinhalten die Mahngebühren für die Mahnschreiben.
  • Mahngebühren müssen jedoch angemessen und verhältnismäßig im Vergleich zur Hauptforderung sein. Es darf keine Pauschale berechnet werden, die höher als die anfängliche Geldforderung ist.

Unzulässige Mahngebühren

Gebühren für die erste Mahnung oder Zahlungserinnerung sind unzulässig, denn der Schuldner gerät lediglich nach einer erhaltenen Mahnung in Zahlungsverzug. Eine allgemein festgeschriebene oder vom Gesetzgeber vorgegebene maximale Höhe der Mahngebühren gibt es nicht. Werden Verbrauchern beispielsweise für eine Forderung über 100 Euro Mahngebühren von 25 Euro berechnet, liegt der Verdacht nahe, dass der Anbieter mit der Zahlungsmoral seiner Kunden noch Geld verdienen will. Die Höhe solcher Mahnkosten steht in keinem Verhältnis zur erbrachten Leistung. Obwohl die Mahngebühren von Inkassounternehmen deutlich höher liegen können, muss auch ein Inkassobüro Hamburg, Berlin, München oder Köln die Verhältnismäßigkeit einhalten und darf die bei Rechtsanwälten gebräuchlichen Kosten nicht wesentlich überschreiten.

Zu hohe Mahngebühren müssen Sie nicht einfach hinnehmen, erheben Sie schriftlich Widerspruch dagegen. Erläutern Sie jedoch, warum Sie die geforderten Mahnkosten nicht tragen wollen und verweisen Sie auf die gültige Rechtsprechung und entsprechende Gerichtsurteile. Dann sind Sie berechtigt, die offene Forderung auch ohne die zusätzlichen Kosten auszugleichen. Sollten Sie keine Einigung mit dem Lieferanten oder Dienstleister erzielen bzw. von einem Anbieter ständig überhöhte Mahngebühren verlangt werden, können Sie sich an die zuständige Schlichtungsstelle (gemäß Impressum auf der Webseite) oder Verbraucherzentrale wenden.

Praktische Tipps für Verbraucher

  1. Prüfen Sie immer zuerst, ob der Mahnung echte Forderungen zugrunde liegen.
  2. Sollten sich das Abschicken des ersten Mahnschreibens und der Geldeingang der fälligen Forderung überschnitten haben, ist die Berechnung von Mahngebühren nicht gerechtfertigt.
  3. Laut Gesetzgeber tritt der Zahlungsverzug erst nach der ersten Mahnung ein, wenn eine festgelegte Zahlungsfrist überschritten wurde. Falls kein konkretes Zahlungsziel genannt war, tritt der Verzug ein, wenn spätestens 30 Tage nach Rechnungserhalt keine Zahlung beim Empfänger einging. Verbraucher müssen dies jedoch nur beachten, wenn auf dem Rechnungsdokument explizit darauf verwiesen wurde. Ansonsten ist für das Eintreten des Zahlungsverzugs eine Mahnung erforderlich.
  4.  Bei Differenzen und Streitigkeiten über die Gebührenhöhe empfiehlt es sich, zunächst Kontakt mit dem Zahlungsempfänger aufzunehmen, um das Problem effektiv und rasch zu regeln. Wird keine Klärung erreicht, muss ein schriftlicher Widerspruch übermittelt werden.

Rechtsprechung und Gerichtsurteile

In Ihrem Widerspruch verweisen Sie auf die aktuelle Rechtsprechung und ein entsprechendes Gerichtsurteil. Für Verbraucher relevante und anwendbare Urteile sind beispielsweise:

  • Für unwirksam erklärt wurde eine Mehrkostenpauschale von 10 Euro monatlich vom Versandhändler Otto. Urteil: Oberlandesgericht Hamburg (OLG Hamburg, 22.12.2021, Az. 15 U 14/21).
  • Mahngebühren von pauschal 2,80 Euro der Vodafone GmbH schätzte das Oberlandesgericht Düsseldorf als unbegründet ein. Urteil: Oberlandesgericht Düsseldorf (OLG Düsseldorf, 09.06.2022, Az. I-20 U 91/21)
  • Auch 2,50 Euro vom Stromanbieter Süwag Vertrieb AG & Co. KG wurden vom Bundesgerichtshof (BGH) für zu hoch erklärt. Urteil: BGH (BGH, 26.06.2019, Az. VIII ZR 95/18)

Darauf können Sie sich im Schreiben zum Widerruf der Mahngebühren beziehen. Im Trend liegen generell niedrigere Forderungen bei Mahnkosten, sodass durchaus bereits ein bis zwei Euro als angebracht betrachtet werden können. Im Einzelfall sind die Mehrkosten durch das Unternehmen zu belegen. Wer nur den Kaufpreis überweist und gegen überhöhte Auslagen Widerspruch erhebt, muss keine nachteiligen Konsequenzen fürchten. Weder drohen Ihnen weitere Mahnschreiben zum Einfordern der Gebühren noch ein negativer Eintrag bei der Schufa. In der Vergangenheit berechnete, zu hohe oder unberechtigte Mahnkosten dürfen Verbraucher bis zu drei Jahre rückwirkend zurückfordern.

Fazit

Wer Rechnungen fristgerecht bezahlt, spart sich viel Aufwand und Ärger. Sollte dies nicht möglich sein, ist es ratsam, sich frühzeitig mit dem Zahlungsempfänger in Verbindung zu setzen, um einen Zahlungsaufschub zu erreichen und Mahnungen zu verhindern. Ist die Mahngebühr rechtens, müssen sie Verbraucher zahlen, aber nicht in jedem Fall sind diese Mehrkosten legitim. Ohne begründete Forderung und eine schriftliche Mahnung sind Mahngebühren unzulässig. Unternehmen dürfen nur den Aufwand berücksichtigen, den das Mahnschreiben wirklich verursacht. Schon 2,50 Euro können nach einem aktuellen Gerichtsurteil zu viel sein. Widersprüche gegen überhöhte Kosten müssen schriftlich an den Geldempfänger gerichtet und es muss ein Nachweis der tatsächlichen Kosten verlangt werden. Das lohnt sich, denn Privatkunden können überhöhte Mahngebühren für die vorangegangenen drei Jahre zurückerhalten.