Manche Führungskräfte oder Unternehmer sitzen bis nachts im Büro und arbeiten mühsam vor sich hin. Klar, wer Verantwortung trägt, der hat natürlich viel zu tun. Doch jedes Mal, wenn eine solche Person mal krank wird oder in den Urlaub fährt, dann zeigt sich, dass es auch doch irgendwie ohne geht. In dem Fall ist die Sache recht klar. Es ist nicht immer die Arbeit, die viel zu viel ist, sondern möglicherweise eine ineffiziente Arbeitsweise. Verbessern lässt sich die Situation durch Delegieren.
Was bedeutet delegieren?
Die Idee hinter dem Delegieren ist, dass Sie sich arbeitstechnisch entlasten. Sie übergeben Aufgaben, die Sie sonst selbst erledigen, an jemanden anderen ab. Das könnte zum Beispiel ein Mitarbeiter sein, oder ein externer Dienstleister. Anschließend nutzen Sie die freien Kapazitäten sinnvoll. Vielleicht für mehr Freizeit, oder für Tätigkeiten, mit denen Sie Ihren Umsatz steigern.
Stellt sich nur die Frage, welche Aufgaben idealerweise delegiert werden sollen oder können?
Wirtschaftliche Grundlagen des Delegierens
In der Betriebswirtschaft hat man auf solche Überlegungen die passenden Antworten gefunden. Grundsätzliche geht es beim richtigen Delegieren immer darum Aufgaben so zu verteilen, dass sie immer von demjenigen erledigt werden, der sie am billigsten machen kann. So ist es möglich die Kapazität von hoch bezahlten Angestellten zu entlasten, so dass kein zusätzliches, hoch bezahltes Personal eingestellt werden muss.
Ein Beispiel: Sie kümmern sich um die Akquise von Kunden oder sie haben einen Vertrieb, der wie eine geölte Maschine läuft. Aber leider ist es so, dass Sie oder die Mitarbeiter ständig mit Aufgaben befasst sind, wie Formulare ausfüllen, Material zu bestellen, Rechnungen zu schreiben usw. In dem Fall halten diese einfachen Jobs davon ab mehr Umsatz zu erzielen. Viele Firmen würden jetzt zusätzliche Vertriebler einstellen, deren Gehalt überdurchschnittlich hoch liegt.
In einer solchen Situation ist es jedoch viel sinnvoller sich anderweitig Hilfe zu holen. Sie stellen entweder eine billige Hilfskraft ein, oder betrauen einen externen Sekretariatsservice damit solche Aufgaben zu übernehmen. Sicherlich kostet das Geld. Denn plötzlich fallen mehr Ausgaben an. Gleichzeitig spülen Sie jedoch ein Vielfaches an Einnahmen ein, weil wichtige Mitarbeiter sich nun noch viel mehr um das Geldverdienen kümmern.
Delegieren – wie macht man es richtig?
Ob nun durch interne oder externe Lösungen – beim Delegieren ist immer eine große Portion Vertrauen notwendig. Gerade das fällt Selbständigen und Unternehmern sehr schwer. Wer Arbeit abgibt, der gibt auch irgendwo ein Stück Kontrolle ab. Dennoch sollte man dieses Risiko eingehen. Hierfür ist es notwendig, dass Sie sich gute Mitarbeiter oder einen renommierten Dienstleister ins Haus holen. Mit Hilfe einer guten Einarbeitung lassen sich die Aufgaben so übertragen, dass die Bearbeitung vollwertig übernommen werden kann.
Am Anfang ist es erforderlich, dass Sie die Ergebnisse kontrollieren. Später reicht es dann aus Stichproben zu nehmen, um zu schauen, dass sich die Prozesse dauerhaft stabil etabliert haben.
Fazit: Delegieren
Gute Gründe zum Delegieren gibt es mehr als genug. Es ist eine sinnvolle Methode, mit der Sie sich selbst Freizeit verschaffen, um sich von Stress zu entlasten. Damit schützen Sie auf Dauer Ihre Gesundheit.
Im größeren Rahmen ist Delegieren sogar ein Konzept, um die Effizienz auf gesamter Unternehmensebene zu verbessern. Die gelingt dann optimal, wenn einfache Tätigkeiten von Mitarbeitern erledigt werden, deren Bezahlung nicht so hoch liegt, wie die von wichtigen Fachkräften.
