Die Organisation und Sauberkeit im Büro sind zwei besonders wichtige Punkte. Unordnung entsteht schnell. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Schreibtisch regelmäßig aufräumen und auch andere Mitarbeiter zum Aufräumen animieren. An einem geordneten und sauberen Arbeitsplatz werden Sie besser und effektiver arbeiten können. Nur ganz wenige Mitarbeiter können auch bei einem Durcheinander effektiv arbeiten. Die meisten Mitarbeiter verlieren wertvolle Arbeitszeit, um die passenden Unterlagen zu suchen. Eine effiziente und schnelle Arbeitsweise ist nicht möglich. Unternehmen haben die Möglichkeit, die Mitarbeiter in die Reinigungsprozesse mit einzubeziehen oder eine Reinigungsfirma zu beauftragen. Im Folgenden werden verschiedene Tipps für die Sauberkeit im Büro näher beschrieben.
Schritt für Schritt zur Sauberkeit
Ordnung und Sauberkeit sind für eine effektive Arbeit im Büro immens wichtig. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Arbeitsweise. Viele bemerken die Unordentlichkeit auf dem Schreibtisch gar nicht. Es ist wichtig, dass betroffene Mitarbeiter über die Unordnung informiert werden. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig auf Hygiene am Arbeitsplatz hin. Hier können auch Plakate oder Newsletter helfen, die monatlich per E-Mail verschickt werden. In diesem Abschnitt werden einige praktische Tipps für die Ordnung und Sauberkeit näher erläutert.
Lösungen anbieten
Unordnung ist in vielen Fällen ein Zeichen von Kreativität und Flexibilität. Doch auch ein Genie muss für Ordnung sorgen. Ein unaufgeräumter Schreibtisch ist ein Lager für Bakterien oder andere Krankheiten. Unternehmen können den Mitarbeitern Aktenschränke zur Verfügung stellen, in denen wichtige Dokumente sicher gelagert und verstaut werden können. Die Arbeitsplätze bekommen Taschentücher und genügend Abfalleimer. Es kann ein Putztag in der Belegschaft eingeführt. Jeder Mitarbeiter ist dann für die Reinigung des Büros verantwortlich. Natürlich benötigen die Mitarbeiter auch die passenden Reinigungsmittel.
Einbeziehung der Mitarbeiter
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Mangelnde Sauberkeit kann sich negativ auf die Gesundheit und das Arbeitsumfeld auswirken. Unternehmensführer sollten Mitarbeiter über die Folgen mangelnder Hygiene informieren. Zusammen mit den Mitarbeitern können Putztage oder wöchentliches Aufräumen eingeführt werden. Es ist wichtig, dass Sie versuchen, Ihre Mitarbeiter aktiv zu animieren.
Reinigungsfirma beauftragen
Die meisten großen Unternehmen haben eine Reinigungsfirma engagiert. Die Reinigungskräfte führen die vereinbarten Reinigungsdienstleistungen aus. Es ist wichtig, dass Sie den Vertrag detailliert überprüfen. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, die Reinigungsfirma zu wechseln. Im Netz finden Sie verschiedene Reinigungsdienste. Suchen Sie nach Reinigungsfirma Hamburg, Berlin, München oder in der Schweiz nach Reinigungsfirma Aargau, Bern oder Zürich. In den größeren Städten werden Sie verschiedene seriöse Reinigungsdienstleister finden.
Die Reinigung der Büroflächen hat Auswirkungen auf ein positives Arbeitsklima. Die Fluktuation und die Fehlzeiten in Unternehmen mit sauberen Büros sind geringer. Zudem kann die Produktivität nachhaltig und langfristig gesteigert werden.
Aktive Reinigung im Büro
Als Erstes sollte jeder Mitarbeiter von dem eigenen Arbeitsplatz ein Foto machen. Es ist wichtig, dass niemand vorher etwas wegräumt, sondern die aktuelle Situation erfasst wird. Im nächsten Schritt sollten die Mitarbeiter ihre Schreibtische komplett leerräumen. Danach befinden sich an den Arbeitsplätzen nur noch der PC mit Maus und Tastatur, die Bürolampe, das Telefon, eine Schale für Post und ein Kalender, in dem alle wichtigen Termine vermerkt sind. Diese Büroutensilien und Geräte sollten jetzt gründlich und mit den richtigen Reinigungsmitteln gesäubert werden.
Schubladen
Im nächsten Schritt sollten alle Schubladen genau überprüft werden. In Eile legen die Mitarbeiter Utensilien und Dinge in die Schubladen, die eigentlich an einen anderen Ort gehören. Über die Hälfte der Gegenstände in den Schubladen werden nicht benötigt oder gehören dort nicht hinein. Sie können Ihren Mitarbeitern bei der Ordnung helfen und ein einheitliches System einführen. So werden die Mitarbeiter schnell und effektiv die Gegenstände und Unterlagen finden, die sie gerade suchen. Die Mitarbeiter können die Schubladen unterteilen und selbst strukturieren. Es wird eine gewisse Zeit dauern, bis die Mitarbeiter das Ordnungssystem in den Büroalltag übernommen haben.
Hardware reinigen
Tastaturen können mit der Zeit richtig dreckig sein. Für die Säuberung einer Tastatur benötigen Sie einen normalen Glasreiniger und ein Haushaltstuch. Wischen Sie mit dem getränkten Haushaltstuch über die Tastatur und beseitigen Sie kleine Flecken oder Rückstände. Staub oder kleine Schmutzpartikel lassen sich mit einem Föhn entfernen.
Fünf-Minuten Regel
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In der Ablage stapeln sich häufig zahlreiche Unterlagen und Dokumente, die sich auf die Organisation und Ordnung im Büro auswirken können. Mitarbeiter sollten alle Dokumente und Unterlagen aus der Ablage nehmen, diese sortieren und sauber abheften. In den meisten Fällen benötigen Sie von den Unterlagen nur ein paar Dokumente. Manche Unterlagen können auch entsorgt werden. Viele Mitarbeiter haben auch Schwierigkeiten damit, unwichtige Dokumente zu entsorgen. Es sollten ausschließlich die wichtigen Dokumente aufbewahrt werden, um die Aktenmengen in der Ablage nicht zu erhöhen.
Für eine optimale Organisation können Sie auch “eine Fünf-Minuten Regel“ einführen. Sobald Sie Post erhalten, wird der Posteingang geleert. Alle Aufgaben, die in fünf Minuten erledigt werden können, sollten Sie durchführen. Andere Dokumente werden genau dokumentiert und in Ihrem Kalender vermerkt. So können Sie aufwändige Arbeiten zu einem späteren Zeitpunkt erledigen und der Büroalltag wird besser strukturiert.
Büroküche
In größeren Unternehmen gibt es neben einer Kantine auch eine kleine Büroküche, in der Sie sich Ihr mitgebrachtes Essen oder Kaffee zubereiten können. Es ist wichtig, dass Sie in der Büroküche verschiedene Regeln aufstellen, an die sich die Mitarbeiter halten müssen. Informieren Sie alle Mitarbeiter über die neuen Regeln und erstellen Sie einen Putz- oder Reinigungsdienst. Besonderes Augenmerk sollte auf die Spüle oder die Spülmaschine gelegt werden. Benutztes Geschirr sollte nach der Nutzung abgespült werden, um die Lebensmittelreste effektiv entfernen zu können. Dreckiges Geschirr ist auch ein Ort, an dem sich zahlreiche Keime und Bakterien bilden können.
Sauberkeit von Regalen, Schränken und Stühlen
Neben dem Schreibtisch sollten auch die Regale, Schränke und Bürostühle gesäubert werden. Auch hier können sich mit der Zeit Staub oder Keime sammeln. Es ist wichtig, die Flächen gründlich zu reinigen. Die meisten Keime befinden sich auf Bürostühlen. Bei der Auswahl der Büromöbel können Sie auf Schonbezüge setzen, die atmungsaktiv sind. Hier gibt es auch spezielle Schutzbezüge, die Krankheitserreger und Keime abtöten können. Mit Hygienesprays können Sie Flecken und Gerüche von den Büromöbeln entfernen.
Sie können Mitarbeiter animieren, die eigenen Bürostühle regelmäßig zu reinigen. Führen Sie eine wöchentliche Reinigungs-Routine ein. Gründliche Reinigungen sollten alle drei bis sechs Monate durchgeführt werden. So können Sie die Keime und Bakterien effektiv und nachhaltig entfernen. Die gründliche Reinigung sollte eine Reinigungsfirma übernehmen, die auf diese Prozesse spezialisiert ist. Für die Reinigung von Schränken und Regalen können Sie schonende Reinigungsmittel verwenden, um die Oberflächen nicht zu beschädigen.
Reinigungsmittel
Passende Reinigungsmittel für Büromöbel sind Duft-, Universal- und Neutralreiniger. Mit diesen Reinigungsmitteln können auch Griffspuren an Lichtschaltern, Türklinken oder Schränken entfernt werden. Bei der Reinigung des Büros sollten Sie auch die Fensterbänke, Fußleisten und die Fenster- und Türgriffe berücksichtigen. Für die Reinigung können Sie einen Glasreiniger verwenden. Durch die Reinigung der Fenster können Keime effektiv entfernt und die gesamte Bürohygiene verbessert werden.
